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Les données sont devenues un atout précieux pour les organisations, quelle que soit leur taille. Il n’est pas difficile de comprendre pourquoi.
Les organisations utilisent les données comme matière première pour créer des produits révolutionnaires à grande échelle. Il n’est pas étonnant que les Nations Unies les considèrent comme « l’élément vital de la prise de décision ».
Ces données étant essentielles, leur perte peut menacer l’existence de l’organisation – et beaucoup en ont déjà été victimes.
Comme il n’est pas facile de garantir une protection permanente totale, la sauvegarde est essentielle. Elle permet de s’assurer que si quelque chose arrive aux données de l’organisation, la sauvegarde peut toujours être restaurée.
Pour que vos données soient pleinement protégées, vous devez établir et mettre en œuvre une stratégie de sauvegarde solide, et les meilleures pratiques que nous allons vous présenter ici sont tout ce dont vous avez besoin pour bien faire les choses.
Meilleures pratiques en matière de stratégie de sauvegarde
Ces meilleures pratiques sont basées sur l’expérience et les compétences acquises au cours de nombreuses années de mise en œuvre de stratégies de sauvegarde de données réussies.
En parcourant chaque meilleure pratique, vous découvrirez qu’elles sont faciles à adapter à votre environnement unique. Que vous soyez une nouvelle entreprise ou une grande entreprise, une ONG ou une institution publique, ces meilleures pratiques s’appliquent à tous.
1. Faire le point sur les données de l'organisation
C’est une pratique que de nombreuses organisations négligent, alors qu’elle devrait toujours être la première chose à faire lors de la mise en place de nos stratégies de sauvegarde.
Nombreux sont ceux qui commencent simplement à sauvegarder des données sans comprendre l’étendue des données qu’ils possèdent. Le risque d’oublier des données importantes ou de sauvegarder des données obsolètes est élevé. Cela peut entraîner une utilisation inefficace des ressources de stockage et compromettre la capacité à récupérer des informations importantes en cas de besoin.
Un autre problème lié à l’omission de l’examen des données préliminaires à sauvegarder est qu’il peut créer une certaine confusion lors de la récupération. Prenons l’exemple d’un scénario dans lequel vous avez sauvegardé des données pendant des années sans en examiner le contenu. Lors d’une perte de données, vous pouvez avoir besoin de restaurer une base de données spécifique contenant des enregistrements de transactions de clients. Cependant, en raison d’un manque d’examen et d’organisation des données, vous ne savez pas quelle sauvegarde contient les données requises.
Cette incertitude peut entraîner des retards dans les efforts de récupération. Elle peut également nécessiter des ressources supplémentaires pour passer au crible les sauvegardes afin de localiser les informations nécessaires, ce qui complique encore une situation déjà difficile.
2. Conserver les données sur un support sûr et facilement accessible
Sauvegarder des données sur un support ou dans un lieu non sécurisé serait un gaspillage inutile de ressources. Nous ne pouvons plus ignorer les cyberrisques. C’est une réalité que nous devons accepter et avec laquelle nous devons vivre.
Pensez donc à la sécurité de vos données sauvegardées. C’est une chose de se réjouir d’avoir sauvegardé ses données, mais il est tout aussi important de s’assurer qu’elles sont bien protégées. Mais il est tout aussi important de s’assurer qu’elles sont sécurisées.
Un support sécurisé est un support situé en dehors du site de production et inaccessible par le réseau, ce qui le met à l’abri des cyberattaques. Il doit également mettre en œuvre un système de cryptage utilisant des clés étroitement protégées.
3. Réfléchir à la durée de rétention
Dans le contexte de la sauvegarde des données, la durée de conservation désigne la période pendant laquelle les copies de sauvegarde des données sont conservées et préservées. Elle représente la durée pendant laquelle les données sauvegardées sont disponibles à des fins de récupération ou de restauration. Comme il s’agit d’un aspect crucial de la stratégie de sauvegarde de l’entreprise, il est bon de le définir en fonction des besoins spécifiques de votre organisation.
Il s’agit essentiellement d’établir des politiques de rétention pour déterminer la durée de conservation des copies de sauvegarde. Tenez compte de facteurs tels que les exigences réglementaires et le coût du stockage.
La durée de conservation peut varier en fonction du type de données. Par exemple, la conservation à court terme peut impliquer de conserver des sauvegardes quotidiennes pendant une semaine. La conservation à long terme, quant à elle, peut impliquer la conservation de sauvegardes mensuelles ou annuelles pendant plusieurs années.
Dans certains secteurs, des exigences légales et réglementaires imposent des périodes de conservation spécifiques pour certains types de données. Vos politiques de conservation des sauvegardes doivent être conformes à ces réglementations.
4. Créer une documentation claire sur les politiques et procédures de sauvegarde
Votre stratégie de sauvegarde des données ne sera couronnée de succès que si les personnes chargées de l’exécuter possèdent les compétences et l’expertise nécessaires. Et comme vous ne pouvez pas gérer tout en même temps, vous devez vous assurer que les politiques qui dictent l’écosystème de sauvegarde sont claires.
La meilleure façon de tester la clarté est de vérifier si le personnel non technique est capable d’exécuter les politiques avec peu d’aide. Bien sûr, certains domaines techniques ne peuvent être traités que par des équipes techniques. Mais il s’agit ici de s’assurer que toute personne concernée par les politiques peut exécuter les fonctions du document de sauvegarde, avec peu de dépendance.
Les éléments tels que les outils à utiliser et où, les rôles et les calendriers de sauvegarde doivent être expliqués de manière détaillée et avec une grande clarté.
5. Sauvegarder régulièrement
Bien entendu, toutes les données n’ont pas besoin d’être sauvegardées fréquemment. Mais selon l’activité de votre organisation et le type de données que vous utilisez, certaines données peuvent être cruciales et vous ne pouvez pas vous permettre de ne pas les sauvegarder fréquemment.
En fait, certains types de données nécessitent une sauvegarde continue. C’est le cas, par exemple, des transactions financières et des données médicales.
6. Effectuer des tests de sauvegarde fréquents
Évaluez régulièrement l’efficacité de vos processus et systèmes de sauvegarde. L’objectif est de s’assurer qu’ils fonctionnent, car ils peuvent parfois tomber en panne.
En pratique, il s’agit de restaurer périodiquement les données à partir des copies de sauvegarde afin de vérifier la réussite de l’extraction et de la réintégration. Vous devez également vérifier l’intégrité des données restaurées pour vous assurer qu’elles ne sont pas corrompues.
Évaluez le temps nécessaire pour récupérer les données à partir des sauvegardes afin de planifier la continuité de l’activité. Pour ce faire, envisagez différents scénarios tels que des pannes matérielles ou des cyberattaques. Vérifiez les processus d’automatisation si vous utilisez des solutions de sauvegarde automatisées afin de vous assurer que les sauvegardes programmées sont exécutées sans problème. Confirmez que tous les fichiers et informations nécessaires sont inclus dans les données de sauvegarde.
Les tests réguliers offrent également l’occasion de mettre à jour la documentation relative aux sauvegardes, ce qui permet aux équipes de suivre plus facilement les procédures en cas de crise réelle.
L’objectif premier de ces tests est d’accroître la confiance dans la stratégie. Est-elle suffisamment solide pour répondre aux objectifs de récupération de l’organisation ?
7. Appliquer la règle 3-2-1 de la sauvegarde des données
Cette règle signifie simplement que vous devez avoir plus d’une copie de sauvegarde et que vous devez savoir où ces copies doivent être stockées.
Une seule copie de sauvegarde peut conduire à un désastre ! Et de nombreuses organisations continuent de commettre cette erreur. Imaginons maintenant qu’une entreprise n’ait qu’une seule copie de sauvegarde, conservée sur un disque externe rangé quelque part dans le bureau. Supposons qu’un incendie se déclare un jour et réduise le bureau en cendres, ou que des voleurs s’introduisent dans les locaux et dérobent tous les appareils, y compris le disque externe contenant la copie de sauvegarde. L’entreprise aura tout perdu, plus la sauvegarde. Dans ce cas, la sauvegarde n’avait aucune raison d’être. C’est ce problème que la stratégie de sauvegarde 3-2-1 permet d’éviter.
Comment fonctionne la règle de sauvegarde 3-2-1 ? C’est simple :
- 3 : Créez toujours trois copies de toutes les données importantes. Les données originales se trouvent bien sûr sur les appareils principaux. Les autres doivent être conservées à différents endroits.
- 2 : Utilisez toujours deux types de stockage différents. Par exemple, si vous avez une copie sur un disque externe au bureau, gardez-en une autre dans le nuage.
- 1 : Conservez toujours une copie hors site. Hors site signifie ici hors des locaux de l’entreprise. Si quelque chose devait arriver aux locaux et détruire toutes les copies qui s’y trouvent, la copie hors site sauverait l’entreprise.
8. Choisir une méthode de sauvegarde appropriée
En fonction de plusieurs facteurs, tels que la taille de votre organisation et le type de données les plus importantes, vous devrez choisir la méthode de sauvegarde la plus appropriée. Voici, en bref, les types de sauvegarde les plus courants :
- Sauvegarde incrémentale : Elle crée une sauvegarde des seules données qui ont été modifiées depuis la dernière sauvegarde ;
- Sauvegarde complète : Sauvegarde complète : sauvegarde toutes les données de l’organisation, qu’elles aient été modifiées ou non ;
- Sauvegarde différentielle : Sauvegarde différentielle : sauvegarde toutes les modifications survenues depuis la dernière sauvegarde complète ;
- Sauvegarde instantanée : Sauvegarde instantanée : sauvegarde des données à un moment précis
9. Automatiser là où c'est possible
Les sauvegardes ne sont pas si simples. Elles peuvent devenir très complexes, en particulier pour les organisations qui gèrent d’énormes volumes de données utilisées à des fins différentes.
Si c’est le type de données que vous traitez, il est important d’identifier les domaines dans lesquels l’automatisation apportera une efficacité exceptionnelle.
L’automatisation simplifie considérablement le processus de planification et d’exécution des sauvegardes. L’intervention manuelle est réduite au minimum, ce qui diminue le risque d’erreur humaine.
Les systèmes de sauvegarde automatisés peuvent inclure des contrôles intégrés de validation des données. Ces contrôles garantissent l’exhaustivité et l’exactitude des sauvegardes. Les problèmes sont identifiés à l’avance, ce qui réduit la probabilité de rencontrer des problèmes lors de la récupération.
D’autres éléments peuvent être facilement automatisés, notamment
- Rapports et audits
- Les tests
- Planification
- Les notifications
10. Offrir une formation adéquate aux équipes
En fait, cela devrait toujours être en cours. Formez vos équipes à l’importance de sauvegarder leurs données à l’aide des outils à leur disposition. Bien que la sauvegarde des données soit la responsabilité ultime de l’équipe de sécurité ou de l’équipe informatique dans le cas d’une petite organisation, certaines tâches de sauvegarde ne peuvent être exécutées que par des membres spécifiques de l’équipe.
Nous avons déjà abordé la question de l’automatisation, et il est vrai qu’il est possible d’automatiser la majeure partie du processus. Mais certaines données réservées aux utilisateurs de certains terminaux (par exemple) peuvent nécessiter que seuls ces utilisateurs puissent effectuer les sauvegardes. Dans ce cas, ils devront être guidés régulièrement sur la manière de procéder. Il faut également le leur rappeler constamment, car cela finira par pousser la méthodologie de sauvegarde à s’enraciner dans la culture de l’organisation – ce qui est l’objectif.
11. Tenir compte de la vitesse de récupération
Dans un contexte de concurrence féroce comme celui d’aujourd’hui, il ne suffit pas de restaurer une sauvegarde en réponse à une crise.
La véritable valeur d’une sauvegarde réside dans sa capacité à restaurer rapidement les données dans l’environnement réel.
Prenons l’exemple d’un scénario dans le secteur du commerce électronique. Votre organisation exploite une plateforme de vente en ligne très fréquentée, et les données qui alimentent cette plateforme sont essentielles à la mission de l’entreprise. Toute interruption de la disponibilité de votre site web pourrait entraîner des pertes de ventes et la frustration des clients. Cette frustration, aussi minime soit-elle, nuira évidemment à la réputation de votre marque.
Investir dans une solution de sauvegarde axée sur une récupération rapide vous aidera à éviter cela.
12. Sauvegarder les charges de travail en nuage
De nombreuses organisations pensent à tort que lorsque leurs équipes travaillent dans le nuage, les données sont automatiquement en sécurité et qu’elles n’ont pas besoin de se préoccuper de la sauvegarde. C’est une erreur qui peut entraîner des risques importants.
Vous devez également sauvegarder les charges de travail dans le nuage, car certaines des informations importantes et des actifs numériques sur lesquels votre entreprise s’appuie sont stockés dans des plateformes dans le nuage.
Imaginez que votre entreprise fonctionne principalement dans le nuage, en s’appuyant sur des services tels que Google Workspace pour la messagerie et la collaboration, Salesforce pour la gestion de la relation client (CRM) et AWS pour l’hébergement web et le déploiement d’applications. Il est facile de supposer que ces fournisseurs de services en nuage ont tout sous contrôle, mais la réalité est que des perturbations peuvent toujours se produire dans ces plateformes.
Une stratégie de sauvegarde proactive pour les charges de travail en nuage crée un filet de sécurité pour toutes les opérations numériques. Faites des copies des données critiques, telles que les courriels, les documents et les dossiers des clients, dans ces services en nuage, et stockez-les en toute sécurité.
Selon votre fournisseur de services en nuage, il se peut que des frais vous soient facturés pour les données en amont. Ces coûts supplémentaires vous obligent à optimiser le processus de sauvegarde, car il est impératif de sauvegarder les charges de travail en dehors de l’environnement de travail habituel du cloud. Ces étapes peuvent être appliquées pour une protection efficace des données dans le nuage.
Conclusion
En fin de compte, la meilleure stratégie de sauvegarde est aussi efficace que la solution de sauvegarde que vous choisissez. Si vos données sont volumineuses ou augmentent rapidement, vous devez travailler avec un partenaire crédible pour gérer les opérations de sauvegarde.
Les raisons sont multiples : Le volume considérable de données exige des solutions de sauvegarde robustes, évolutives et sécurisées. Le bon partenaire offrira l’infrastructure et l’expertise nécessaires pour répondre à ces exigences.
N’oubliez pas les points d’extrémité. Il est facile de se concentrer sur les grandes bases de données et d’oublier les terminaux utilisés quotidiennement par les employés. Pensez aux appareils individuels tels que les ordinateurs portables, les téléphones, les tablettes, etc.
Tant que ces appareils sont autorisés à être utilisés au sein du réseau de l’entreprise, vous devez les inclure dans la stratégie de sauvegarde. Toutes les données importantes que ces appareils transportent doivent également être sauvegardées.
